IT业期盼：无纸化办公路漫漫
www.xlc.cn 转自网载 作者：石运伟 来源：赛迪网
很多人都知道无纸化办公的含义，可我们还没有见到哪个公司真正实现了无纸化办公。那么无纸化办公还有提的必要吗？我同很多人交流过这样的问题，大家对此还是深有感触的。
人们提的最多一个疑问就是，企业实施无纸化办公的手段就是上一套办公自动化软件，可实施以后纸张没有减少，反而用得更多了。有的企业或者部门的领导计算机应用水平有限，不愿意用计算机来处理一些工作，还乐于用纸张的形式，感觉牢靠一些。甚至部门之间还存在攀比现象，看谁打印的清晰漂亮，你用针式打印机，我就用激光打印机，你是黑白的，我就用彩色的。所以有时候一些领导的喜好导致了大量纸张的浪费。办公自动化的发展为节约用纸甚至无纸化办公提供了可能性，例如电子邮件和互联网可以很方便地把有关的信息资料提供给需要的各方，当然也可以保存下来，而不必再以纸张作为载体。但良好的愿望不等于现实，现实是：全球办公用纸仍在以每年4％～7％的速度增长，按照这种速度，再过10年，全球办公用纸将增加一倍。
也有一些人认为无纸化办公加大了用纸量是暂时的，就如同打拳一样，出拳前手要先缩回来，然后出拳才能更有力，现在的大量用纸是为了未来的无纸化。此话听起来有理，细细品味感觉到人们对无纸化的理解是那么的有限。实际上企业花钱，建立局域网，连上互联网就不仅仅是为了省点纸。当然办公费用可以通过建立办公自动化系统可以得到不断降低，可建立系统的出发点应定位到提高办公管理水平上来。
目前关于办公自动化的标准还正在形成，很多厂家的产品所包含的内容也大不相同。但大家心目中的系统应该包括：公文处理、电子邮件、会议管理、档案管理、信息发布、电子论坛、工作管理等内容。实际上办公自动化系统经过几年的发展，内容上、形式上都发生了很大变化。我国的办公自动化系统经过从80年代末至今10多年的发展，已从最初提供面向单机的辅助办公，发展到今天面向企业级应用的大型协同工作管理。国内办公自动化系统目前已经经历了三个发展阶段，实现了两个革命性的飞跃。从80年代中期起步的第一代办公系统以个人电脑、办公套件为主要标志，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质方式向电子比特方式的飞跃。从20世纪90年代中期开始，随着以Lotus Notes为代表的工作流群件技术的面世，以及网络通讯技术的长足发展，办公自动化系统发生了第一次革命性演进，第二代办公自动化系统以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现了工作流程自动化，实现了收发文从传统的手工方式向工作流自动化方式的飞跃。随着21世纪知识经济时代的来临，知识成为经济增长和社会发展及企业成长的关键性资源，最大限度地掌握和利用知识越来越成为企业与机构信息化建设的核心。对知识前所未有的重视，使以工作流为中心的办公自动化系统开始提升到以知识管理为核心的第三代办公自动化系统。
虽然办公自动化系统已经和知识管理等新的管理思想相融合，可当我们在企业中进行调研过程中发现，目前还有很多不尽人意的方面，影响了无纸化办公的进程。
1、对办公自动化系统的理解差别很大
在很多人眼里，办公自动化系统主要是处理一些公文、收发电子邮件，实现纸面作业计算机化。实际上有这样思想的大有人在，殊不知办公自动化大有学问，涉及到行为科学、管理科学、社会学、系统工程学等学科，办公自动化的应用已成为企业管理现代化的标志之一。
办公自动化的核心问题是如何提高日常的办公效率问题。因此我们日常工作的所有内容都可以归入办公自动化系统处理的范畴，如文字处理、传真、申请审批、办公用品、公文管理、图书管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售，甚至库存管理、生产计划、技术管理、质量管理、成本管理、人事管理等等，都可以归纳到办公自动化软件的处理范围之内。
前面我们提到的标准问题，即办公自动化系统包括哪些内容，大家众说纷纭，没有固定的说法。这样就导致了软件公司通常的做法：先把办公自动化系统根据自己的想法赋予一些简单的功能，形成一个框架，企业有需求的时候，再加上企业使用人员提出的功能需求，进行定制开发。这样的结果是企业提啥，软件公司就开发啥，尽量满足企业的需求。虽然看起来是以客户为中心，实际上这其中存在很多问题。例如办公自动化系统应该渗透很多新的管理思想，例如协作办公、知识管理、客户关系管理等等，不要成为手工作业的翻版。如果只是按照客户的要求去做，没有一套好的管理思想去指导企业的办公管理，称不上好的办公自动化，对双方都没有好处。对于软件公司而言，开发的难度加大了，不易推广；对于企业而言不能借助办公自动化系统来提升管理，得益相对降低。所以办公自动化系统不会像财务软件一样很容易得到推广，主要是财务系统有国家的政策和标准支持，有比较规范的做法可遵循，目前办公自动化系统还做不到。
2、领导和使用人员的思想意识还需提高
无纸化办公要成为现实，改变人们的观念和习惯非常重要。在人们的传统观念中，“白纸黑字”具有一定的权威性，是真实可信的，领导人还可以直接在纸上圈阅或作批示。人们阅读纸上的东西比较容易放松，而且不受时间地点的限制，书面的东西便于携带。另外，纸张有明显的优点：同电脑屏幕相比，对于印或写在纸上的内容，即使在照明条件很差的情况下，我们也能看得比较清楚，我们还可以很容易地在纸上随意评注修改。同样内容手写件比电子邮件或软盘存储所显示的信息量更多，身体语言流露其中，通过笔迹你可以感觉对方的情感、性格、文化修养等多方面的信息。
这只是一些人留恋纸张的想法，可信息化带来的便利却更多更多，是原来利用纸张的方式无法比拟的。例如：信息共享的优点，使你无论在何地，只要能连上互联网就能办公，网上办公室已得到人们的认同。特别是通过ASP的方式实施办公自动化系统，也不需要在企业内部的网络上再安装复杂的应用程序软件，只需要在ASP服务提供商取得相应的用户名和密码就可以分配给自己的员工来使用网络办公室中的人和功能了。还有第三代办公自动化系统在第二代的基础上，提供了处理各个环节的相关知识，确保每一个使用者，都能够随时随地根据需要，向专家学习、向企业现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，从而在提升每个员工创造能力的过程中，大大提高企业与机构的整体创新和应变能力。
也有很多使用人员不愿意使用办公自动化系统的原因很简单，就是系统要求输入很多原始数据、信息，大家的工作量要加大，特别是涉及到一些部门和个人利益的数据，大家潜意识中就不愿意公开。所以在系统的推行过程中会存在一些阻力，特别是项目要有一把手的参与，这儿提出的一把手不仅仅是企业的一把手，还应包括各部门的负责人。
3、办公自动化技术也需要不断创新
在办公自动化系统的应用过程中，一些技术的应用也会推动其发展。很多领导提到的一个的重要问题就是签名的事情。实际上还有很多技术细节需要完善，像网络签名认证技术、局域网络通讯、文件网络广播等等。
举个例子来说：在应用计算机实现文件批签流转过程中，当用户都在计算机上批签修改文件时，如何保留不同用户的修改痕迹，是用户十分关心的问题。在手工批签时，不同人有不同的笔迹，因此很容易识别，但在计算机上修改编辑文件，要保留各人的痕迹却不是一件简单的事情。有的系统对这一问题的处理方法是：对每个人修改过的文件都做一个拷贝，然后比较2个拷贝之间的不同点。这种方法不够直观，也不符合用户平常的工作习惯，而且由于要保存多个拷贝，严重浪费空间。有些系统自己编写一个编辑软件，用户在编辑软件中起草和修改文件，但因为使用的编辑软件是自己设计编制的，与OA系统能够无缝紧密地连接，所以不同用户修改的痕迹可以较方便地显示。虽然这种方法比较灵活，但自己编写的编辑软件在功能上很难与主流字处理软件（Microsoft Word、WPS Office等）相比。另一方面，如果最终用户已经熟悉了某个商用字处理软件的操作，很难再接受其他编辑软件。
相信这些问题，大家都已经看到了，并且一些公司已经有了很好的解决办法。可在目前的应用过程中还存在你有的技术，我没有；我有的技术你没有。导致了很多办公自动化软件公司的水平参差不齐，不能合作利用对方的优势，特别是在我们身边很多中小型的软件公司不能充分合作，经常出现恶性竞争，导致双方都得不到长足发展。
4、与其他系统的集成必将成为瓶颈
在企业工作的人们都知道，一般除了办公自动化系统，企业信息化还有很多内容，例如财务系统、生产管理系统、进销存管理系统、人力资源管理系统、CAD、CAPP等等。目前企业的应用现状是：由于很多原因导致了大量的信息孤岛式的建设，他们之间很少能够紧密协调起来。各个系统之间无法进行数据联系，导致大量的重复劳动，也导致数据不准确。信息孤岛的存在导致信息存在很大的冗余，存在大量的垃圾信息，信息交流的一致性无法保证，个人、部门之间难于进行信息共享，领导也难于统揽全局。由于系统是有多个供应商提供的，即使想集成也存在很多难度，特别是数据库不统一造成集成难度增加，更重要的是相互的配合也会成为很大的问题。目前中国具有信息系统的绝大部分企业都存在这样的现象。
“信息孤岛”的问题已经严重地阻碍了企业信息化建设的整体进程，使企业进行新一轮投入时，瞻前顾后，难于决断。而解决“信息孤岛”的问题的关键不仅仅是软件方面的技术，更重要的是在企业的流程管理和相关技术的标准化等方面。所以在企业实施办公自动化系统前就要做好规范的整体规划，不要想通过“接口”把分散的系统连接起来。原先孤立分散开发的应用系统不可能通过大量的接口将它们简单地连接起来，而必须通过重新进行统一规划和构思，建立起一种整体性信息系统模型，才有可能实现系统集成。
很有必要很多因素阻碍了无纸化办公的进程，当我们沉浸在ERP、CRM的热潮中时，回头看看还有很多基础工作需要去做。虽然达到无纸化的程度还有很多问题，还需要很长的时间，但不要等雨停了再远行，开始行动吧。
印刷界观点：无纸化办公为啥行不通
资料来源：《广东印刷》2003年第3期
作者：蓝欣 本文2003年7月20日上网
在科技时代，纸张似乎是过时的代名词。纸张没有记忆也不能联网。而数码玩意儿开始发声，型号外形不同、功能各异的电脑不断扩散，纸张这种使用了近６千年的通讯玩意竟仍能大行其道渐渐刺激了新的时代思潮的时髦人士。
一些数码时代的纠察思想家开始着手埋葬纸张。加利福尼亚的未来研究所的总监保罗·萨福在1992年的一篇文章中称：“在未来，纸张只会在比喻中才出现……10年后，数码纸张及可卷式电脑将成为商业的客观存在。”
“无纸化办公”：缺乏安全感的产物
值得庆幸的是，这个时代的人基本上都知道许多预言本来就不会太准。以纸张为例，虽然在电子业它可能成为一种比喻，但是它仍固守自己的真实价值。越多的数码资讯在世界各地流传，越多的人想将这些资讯打印出来。从1992年至2002年，全球纸张和卡纸的消耗量从2.5亿吨上升到3.25亿吨。
有些空想家说：“无纸化办公”其实是许多人缺乏安全感的产物。就像小孩眼见周围的世界正飞速发展想跟上其步伐一样。当科技股票价值狂涨之时，那些老板们就越来越想证明自己“跟得上形势”，而要证明他们果真如此就是推崇“无纸化”的观点。
“无纸化办公”的惨败
他们中有一部分人于是要自己的员工执行这一想法。其中最富戏剧性的一幕发生在美国佳德广告公司（Chiat/Day）里。在1993年，这个广告公司的老板瑞·佳（Jay Chiat）在一个滑雪的斜坡上突然来了灵感，认为他的员工的思想正是被他们所处的一个个工作区域间隔禁锢了，把他们从那些小间隔里解放出来就意味着解放他们的思想。于是，这间广告公司进行了重新装修，取消了桌子和文件柜，只设了沙发和开会用的会议室，总之办公室里没有任何存放纸张的地方，当然，看来没人需要存什么纸张嘛！
结果，佳德广告公司里的员工在失去“禁锢”后的行为与任何一个痛失家园的难民没有什么两样：他们想尽办法重建自己的领地。一个女职员买了一架红色的婴儿车，把她的纸文件放进车里在走廊里随身拖出拖进。更多的员工把自己车子的车尾箱当作桌子，在车尾厢里存放自己的文件和笔记本，如果遇上什么会议，就可以看到他们就在公司和停车场间来回奔走。后来几伙职员干脆长期霸占会议室，公司里临时搭建的简陋桌子越来越多。这公司最终的结局是被一个传统的对手买走，终于一切又回复了正常。
公共设施也曾中“无纸化”的陷阱。2001年，英国政府花2亿英镑（约为2.9亿美元）实施“无纸化学校”的项目，实施了此项目的阿斯通男爵学校不久就重新使用纸笔，预示了这个计划的最终灭亡。
电脑不及纸张灵活
在过去的数年中，科技股的狂升蒙蔽了未来派们的眼睛。随着科技股的退烧人们也开始重新认识纸张这种“旧事物”的重要性。理察德·哈珀（Richard Harper）及艾比格尔·希玲（Abi gail Sellen）最近就写了一本书指出纸张在许多工作场合仍有惊人的重要性。
例如，航空交通管制这个行业似乎可以无纸化办公——这项工作职责不过是监控入港的航班并预报它们下一步的动作，这是一个涉及测量及数学的工作，似乎可以完全电子化。但纸张在航空交通管理的工作上仍扮演着不可或缺的角色。
在英国的航空交通监控部，有关进港航班的资料就打印在一张纸上，当飞机进入监控区域时，诸如速度和高度的变化等资料都能在这张纸上找到。正是按照这张纸上列明的资料，监控部不同小组的人可以各司其职。在一些较忙的时段，一个小组可能会收到50多张这样的纸。航空交通管理部门想了很多办法取代这些纸，最后发现，要取代这些纸最有效的办法就是缩小监控员的工作范围。因为工作范围越大，事情就越复杂，用这种纸张记录资讯就非常必要。这个发现也说明了无纸化办公所以难实施的一些问题：纸张能够注释比电脑屏幕更多的内容；纸张上记录的资料比电脑屏幕更容易被大家一起看到；纸张能够传来传去，因此可以传递更多的资讯。
为了观察纸张和电脑对人们工作的影响有何不同，哈珀和希玲请世界货币基金组织的10个人参加他们的实验：其中5人用纸和笔工作，另外的5人则只用电脑，他们的工作是归纳众多的报告。
用纸笔的那一组将各种报告放在桌上，必要时将它们传来传去、在上面作标注。用电脑的那组人也极力做同样的事，他们在屏幕上打开好几个窗口、不停地上下翻页寻找需要的内容，整个过程痛苦不堪，一个家伙甚至对自己的电脑大吼大叫起来。
电脑隔开了人们的距离
为了要将所有的东西都电脑化，管理人员可能会破坏了过程中应起支撑作用的东西。英国的警察曾遇到了这样的麻烦。由于总部要求提高效率（通常这意味着电子化），警方命令治安警察带着手提电脑工作，试行的工作包括记录罪案证人的证词。结果他们发现证词的质量每况愈下。后来他们发现，在电脑上写东西使得警察与证人谈话时产生了距离。这也是记者不会直接在电脑上作记录的原因，因为他要进行眼神的沟通。
自动化在工作的许多领域达到了不错的效果，结果管理人员渐认为任何事物都可以自动化，但其实工作中最重要的东西是最难自动化的。电脑在某些位置是个不错的玩艺，而它们最合适的位置是在适当铺满纸张的办公桌上发挥自己适当作用。
实例报道：无纸化办公，电子政务应用第一幕
本报驻贵阳记者 王世光 2003年3月《计算机世界》版权所有
电子政务，从需求入手
随着信息化的进一步发展，不少业内人士预计，2003年信息化的基础建设方面将会进入一个实质性的阶段。伴随行业的应用，特别是政府的一系列的采购活动将会在2003年拉开。记者也注意到，进入3月，贵州省关于政府的一些职能部门ＩＴ产品的采购活动逐渐多了起来，并在贵州省财政厅采购处和相关招标公司得到了证实。
什么是电子政务，电子政务政府都该做些什么？
对于这一曾经颇具争议的话题，一位省政府信息中心的人士认为，信息化的建设是一个循序渐进的过程，在应用中才能慢慢知道自己需要的是什么，最切实的方案又是什么。
这位工作人员告诉记者，从目前贵州省政府的电子政务的建设来看，还主要是从基础开始，实现政府职能之间的传统业务的更新，这就是文件的传送，进一步实现文件的同步和无纸化。以前各级政府之间的文件传送，相继经历了人员传送、邮寄传送、发传真等过程，而现在即将开展的电子政务，就是要使这种办公方式进一步跨越，实现网上无纸传输。贵州省政府的这项工作，其实也是按照国家的有关要求在实施。
对于贵州省来说，实现无纸化办公有着很重要的现实意义。贵州多山，而且经济比较落后，很多基层的政府职能部门受条件的限制，办公效率还是比较低的。在这种情况下，要实现各级政府间的上传下达，是提高政府办公效率的一项重要工作。
不过记者也了解到，目前无纸化办公的推广，还是局限于省级的政府部门，比如一些厅、局，以及一些政府的直属部门，还无法在全省全面推广。重要原因在于，一方面受经济制约，全部的投入开支很大。另外则是由于这种方式的推广，是否能起到实质性的作用还值得在应用中加以关注。据介绍，能否起实质性的作用，主要是考虑到政府办公长期以来养成的行为方式，能否有效推动无纸化办公的发展。比如很多职能部门的领导也许习惯了红头文件的办公方式。另外则是政府部门工作人员的素质问题，能否适应无纸化办公，特别是在基层，在这项工作开展之前还有一个培训的任务需要落实。
据了解，首先在省级实现无纸化办公，另外一个目的也想通过层层推进，分行业建设，最终完成无纸化工作的部署。这项工作将在今后两年通过各自的行业主管部门来逐步实现。
相关背景
贵州启动“无纸化办公”
近日，贵州省人民政府办公厅发出关于开展公文无纸化传输工作的通知黔府办函〔2003 7号〕。通知要求：贵州省经济贸易委员会、省劳动和社会保障厅、省国土资源厅、省建设厅、省农业厅、省统计局、省体育局、省外事办公室、省煤田地质局、省供销合作社等单位为公文无纸化传输单位。并定于2003年3月24日到28日，开展第三期公文无纸化传输培训。
对于要求范围内的各单位应配置的相关设备及软件，包括：（一）计算机（P4、128MB内存、20G 硬盘以上）一台、彩色激光打印机LEX－MARKS C750一台（公文系统指定专用打印机）、扫描仪一台；（二）采用国办指定的书生电子公文传输系统，由省人民政府办公厅代购置；（三）培训结束后，各有关单位公文无纸化传输系统正式运行，向省人民政府报送公文实行双轨运行，即既报送纸质公文，也报送电子公文，电子公文均为非密级的公文。待运行稳定后统一取消纸质公文的传递。
贵州省人民政府公文无纸化传输系统实施方案
公文无纸化传输系统是贵州省人民政府办公厅按照《全国政府系统政务信息化2001年度建设任务指导书》（国办秘函2001 31号）、《省人民政府办公厅关于开展公文无纸化传输试点工作的通知》（黔府办函2001 65号）和《省人民政府办公厅关于开展县（市、区）政府公文无纸化传输试点工作的通知》（黔府办函2002 5号）的要求，在省人民政府办公厅统一规划、布置下，由各省政府具体组织和实施的电子公文传输系统。目的是构建一个覆盖各地区、各部门，安全可靠，稳定高效的电子公文传输平台，取代现有的公文传输模式，实现公文的无纸化传输，为提高政府办公效率奠定良好的基础。
公文无纸化传输系统按照国办的要求统一使用中办机要局和北京书生公司联合开发的电子公文系统，联接各部门、单位的文电运转部门。
所涉及的相关标准和规范包括：
（一）运行环境
公文无纸化传输系统用户端使用中办机要局和北京书生公司联合开发的电子公文系统。根据各单位实际情况，对于公文无纸化传输系统将要用到的传输渠道及服务器可采用以下方式搭建：电话拨号网络的方式，使用现有的省政府办公厅公文传输服务器中转或自建服务器，在适当时候再将公文无纸化传输系统移到高速网络平台。
（二）版式文件标准
公文无纸化传输系统采用“二扫”文件作为电子公文版式标准，排版软件统一使用WPS2000排版系统。文件具体版式由贵州省政府办公厅统一规定。
（三）电子印章管理规范
电子印章的管理规范同实物印章一致，具体办法由省人民政府办公厅相关部门遵照国办电子印章管理办法制定。
（四）打印机选择标准
公文无纸化传输系统通过激光打印机将电子公文恢复成纸质文件，指定使用国办推荐的美国利盟（LEX－MARKS）公司的C750彩色激光打印机。
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